Warning: Use of undefined constant ddsg_language - assumed 'ddsg_language' (this will throw an Error in a future version of PHP) in /srv/psa02/leaufort.nl/httpdocs/wp-content/plugins/sitemap-generator/sitemap-generator.php on line 45 Functiebeschrijving opstellen - Leaufort Terug naar boven

Functiebeschrijving opstellen

Terug naar Downloads

Taken en verantwoordelijkheden worden doorgaans vastgelegd in een functiebeschrijving (synoniem: functieprofiel of functieomschrijving). Hierbij is het belangrijk niet alleen te kijken naar het verleden of de huidige situatie. Het is raadzaam om rekening te houden met toekomstige ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de taakinhoud en de persoonsvereisten. Hierbij moet onder andere worden gekeken naar de strategische beleidsplannen.

De bruikbaarheid van een ‘functie-‘ of loopbaanbeschrijving staat of valt met het zorgvuldig verzamelen en interpreteren van relevante informatie. Voor het maken van een functiebeschrijving kunnen we beroep doen op veel methoden. Enkele ervan zijn:

  • documenten en bestaande functiebeschrijvingen;
  • logboeken;
  • interviewen van medewerkers (leidinggevenden en ondergeschikten);
  • observatie van medewerkers;
  • het gebruik van vragenlijsten.

De meest gebruikte methode om een gedegen inzicht in taken en functies te krijgen is het interviewen van medewerkers of leidinggevenden die de functie goed kennen. Door middel van het interview kan worden bepaald welke activiteiten deel uitmaken van de functie. Vragen moeten dan gericht zijn op dagelijkse activiteiten, verantwoordelijkheden, te onderhouden relaties, aard en inhoud van beslissingen, mogelijke problemen, het gebruik van de tijd, te verwachten invloed van toekomstige ontwikkelingen.

Ook uit exitinterviews met medewerkers die vertrekken, kan vaak waardevolle informatie worden gehaald. Vertrekkende medewerkers nemen doorgaans geen ‘blad voor de mond’ en zullen vaak kritischer zijn en wellicht op negatieve aspecten wijzen.

Schrijven van een functiebeschrijving

Wanneer alle noodzakelijke informatie verzameld en geïnterpreteerd is, kan de beschrijving worden opgemaakt. Hierbij is het belangrijk voor ogen te houden dat een functiebeschrijving de functie beschrijft en niet de persoon of eigenschappen van de persoon die de functie uitoefent. Het belangrijkste doel is de kerntaken en verantwoordelijkheden te beschrijven.

Een functiebeschrijving kent in het algemeen de volgende rubrieken:

  • identificatie van de functie:
    – naam van de functie
    – van de afdeling en bedrijfsonderdeel
    – datum;
  • doel van de functie;
  • hiërarchische positie (geeft leiding aan…, ontvangt leiding van…, legt verantwoording af aan…);
  • contacten (met wie contacten, interne of externe contacten, inhoud van de contacten, frequentie van de contacten);
  • taken die in de functie worden uitgeoefend, al dan niet aangevuld met de te behalen resultaten;
  • belangrijkste functie-eisen of competenties.

Hieronder kunt u een formulier downloaden dat u kunt gebruiken bij het maken van een functiebeschrijving. Heeft u vragen of hulp nodig bij het opstellen van functiebeschrijvingen? Neem dan contact op met één van de ervaren consultants van Leaufort. Dit kan via info@leaufort.nl of 0418 573 650.

PDF Formulier Functiebeschrijving

Bron: Dr. F. Kluytmans (red.), Leerboek Personeelsmanagement, Groningen/Houten 2005, vijfde druk.