Warning: Use of undefined constant ddsg_language - assumed 'ddsg_language' (this will throw an Error in a future version of PHP) in /srv/psa02/leaufort.nl/httpdocs/wp-content/plugins/sitemap-generator/sitemap-generator.php on line 45 Alwéér een nieuw systeem! - Leaufort Terug naar boven

Alwéér een nieuw systeem!

Terug naar Praktijk / Thema's

Met een goed werkend IT-systeem kan men op elk gewenst moment toegang krijgen tot gedetailleerde informatie (bv. Logistieke-, financiële- en verkoopinformatie) die essentieel is bij het nemen van juiste beslissingen en het ontwikkelen van succesvolle bedrijfsstrategieën. Ondanks dat deze systemen steeds efficiënter, spitser en gebruiksvriendelijker worden, levert het gebruik ervan in de praktijk maar al te vaak problemen op.

Een belangrijke oorzaak hiervan is dat een systeem vaak wordt geïmplementeerd zonder dat de medewerkers hier voldoende bij worden betrokken. In de praktijk zien we dat de medewerkers vaak pas worden ingeschakeld, wanneer de implementatie van het systeem plaatsvindt of erger; wanneer ze er mee moeten werken. De betrokkenheid van de gebruikers bij de aanschaf van een nieuw IT-systeem is echter cruciaal; zij hebben de meeste kennis van het werk dat moet worden uitgevoerd. Weinig betrokkenheid van de gebruiker (“Alwéér een nieuw systeem”) en een vaak niet toereikende IT-kennis zorgt ervoor dat het weliswaar gehanteerd wordt – men rubriceert informatie, documenteert het en vult hiermee het programma zo goed als mogelijk – maar dat de gemiddelde gebruiker weinig nut ziet.

Het gevolg is vaak dat het juist gebruiken van het systeem afhangt van de gebruiker, en daarmee niet consequent gebeurt. Bij drukte gaat het oplossen van problemen/vragen van de klant voor, en komt de vastlegging later – of blijft deze uit. De manager ziet het door de vingers want deze vraagt zichzelf ook af of de medewerker nog meer belast moet worden.

Het inconsequent invoeren van gegevens in het programma kan nadelige gevolgen hebben, wanneer de (incorrecte) informatie uit het systeem wordt gebruikt voor beslissingen. Met name in economisch zware tijden, wordt het systeem geraadpleegd om de kosten die gemaakt worden te specificeren. Op basis van de gegevens wordt een plan gemaakt om de uitgaven te reduceren of wordt extra aandacht gegeven aan de teams of afdelingen van de organisatie die met een hoge werkdruk kampen. De afdeling die het accent heeft gelegd op het beantwoorden van vragen van klanten, en daarmee minder aandacht heeft laten uitgaan naar het consequent gebruiken van het systeem, is nauwelijks zichtbaar voor de directie. Een afspiegeling van gegevens is hiermee niet of nauwelijks representatief voor de praktijk. Verbeterplannen die gemaakt worden op basis van het systeem, zullen op deze manier weinig hout snijden en meer fout dan goed doen.

In de praktijk ziet Leaufort dat een IT-systeem vaak wordt aangeschaft vanwege praktische redenen; men loopt tegen een probleem aan, neemt contact op met leveranciers en kiest voor de meest voor de hand liggende oplossing. Een oriëntatie op het probleem waarbij o.a. de vraag of het probleem eerst grondig wordt verkend, vindt vaak niet plaats. Vaak wordt de integratie van het systeem in de organisatie en het nut ervan voor de langere termijn onvoldoende bekeken. Hierdoor komen problemen pas tijdens het gebruik naar voren. Juist een zorgvuldige probleemverkenning waarbij rekening wordt gehouden met de behoeften van de gebruiker voor dit moment én voor de langere termijn is belangrijk. Hierdoor kan veel tijd en geld worden bespaard en zal de kans op een ‘begrepen hantering’ van het systeem het grootst zijn.